Database Filing System

Permasalahan dokumen adalah permasalahan klasik yang selalu ada di setiap instansi, baik pemerintahan maupun swasta. Salah satu permasalahan yang selama ini dihadapi antara lain adalah terbatasnya area penyimpanan berkas, hal ini dikarenakan penambahan berkas arsip akan senantiasa bertambah dari hari ke hari, akan tetapi tempat penyimpanannya relatif tidak pernah bertambah, atau apabila dilakukan penambahan kapasitas, tentunya memerlukan biaya yang relatif besar.

Kami menawarkan sebuah solusi untuk mengurai permasalahan tersebut di atas dengan sebuah aplikasi Electronic Filing System (EFS) yang diberi nama Database Filing System (DBFS). Melalui aplikasi ini maka penyimpanan berkas dapat dilakukan secara elektonis dengan melakukan proses pindai berkas fisik menggunakan high speed scanner ke dalam bentuk file digital, sehingga dengan adanya digitalisasi ini, penyajian file akan menjadi lebih mudah. Hal ini dikarenakan proses pencarian file dapat dilakukan dengan menggunakan filter seperti sebuah nomor, tanggal, deskripsi maupun dengan kunci pencarian lainnya. Sehingga diharapkan penyajian dokumen menjadi lebih cepat dan akurat. Keuntungan lainnya dengan menggunakan aplikasi DBFS ini adalah ketika tiba saatnya berkas yang ada untuk dimusnahkan maka masih tersedia dalam bentuk digital atau softcopynya sehingga ketika membutuhkan file yang telah dimusnahkan maka tidak akan kesulitan karena data file digital masih tersedia, serta yang tidak kalah penting adalah mengurangi kepadatan file yang ada di gudang.

Selain fitur pemindaian dari arsip fisik ke arsip digital, DBFS juga dilengkapi dengan modul manajemen arsip untuk mengatur penyimpanan arsip baik arsip statis maupun arsip dinamis. Pemetaan arsip menjadi lebih mudah dan efektif. Pendataan tempat penyimpanan arsip sebagai kontainer yang terbagi menjadi bebeberapa kompartemen fisik untuk memudahkan identifikasi lokasi penyimpanan arsip. Kemudahan dalam migrasi arsip dari satu kompartemen ke kompartemen lainnya juga sangat mudah dengan fitur built-in disamping manajemen peminjaman dengan pengembalian arsip

Alur Kerja Digitalisasi

Secara umum alur kerja digitalisasi / alih media dengan menggunakan aplikasi Database Filing System dapat digambarkan dalam diagram berikut ini:

Klien Kami

Berikut ini adalah beberapa klien kami yang telah menerapkan aplikasi Database Filing System untuk membantu permasalahan dalam bidang kearsipan, antara lain:

  • Kantor Imigrasi Pemalang
  • Kantor Imigrasi Nunukan
  • Kantor Imigrasi Tarakan
  • Kantor Imigrasi Samarinda
  • Kantor Imigrasi Yogyakarta
  • Kantor Imigrasi Surakarta
  • Kantor Imigrasi Semarang
  • Kantor Imigrasi Wonosobo
  • Kantor Imigrasi Tanjung Pinang
  • Kantor Imigrasi Tanjung Uban
  • Kantor Pelayanan Pajak Pratama Boyolali